Organizar un evento no es tarea fácil. La magnitud de tareas que conlleva, la cantidad de personas involucradas y su nivel de exigencia hace que la gestión de eventos y, más en concreto, eventos audiovisuales en Barcelona sea solo una tarea titánica apta para los mejores profesionales.
Si ya estás embarcado en esta difícil misión sabrás de lo que te estamos hablando. En la mayoría de las ocasiones, la coordinación de todos los equipos es una de las tareas más arduas de llevar a cabo por la logística que conlleva. Pero no te preocupes, hoy aprenderemos unos sencillos trucos para conseguir un evento corporativo de 10 sin desfallecer en el intento.
Consejos para la coordinación del equipo de tu evento
Planificación
Lo primero que has de hacer para coordinar a todos los equipos involucrados en el evento es reunirte con ellos y transmitirles la máxima información posible acerca de lo que el cliente desea: objetivos, público, recursos disponibles… Esta reunión es clave para la coordinación de todos los departamentos.
Elección del material de trabajo
Para que tu equipo pueda realizar con eficacia todas las tareas previamente asignadas, primero ha de contar con tecnología de vanguardia y los mejores materiales audiovisuales: proyectores, pantallas led, equipos de sonido… Se trata de ofrecer a tu capital humano la confianza y la fiabilidad necesarias para que solo tengan que preocuparse por realizar bien su trabajo.
El impacto es fundamental en estos acontecimientos ya que solo hay una oportunidad para conseguir llegar al público y transmitir el mensaje con éxito. Para conseguir esto es fundamental un diseño y una coordinación perfecta y sin errores.
Supervisión
Siempre es recomendable asignar el papel de supervisor a una persona de cada equipo; será el o ella quien se asegure de que todos los aspectos del evento están realizándose correctamente y que, en conjunción, existe una buena sincronización que permite llegar a los resultados que el cliente ha solicitado. Tan importante como la estrategia es la ejecución.
Organización
Para que el evento sea un éxito, los coordinadores deben hacer cumplir con las normativas legales y protocolos en general así como asegurarse de tener listo, antes del evento, cualquier detalle necesario para la ejecución del mismo. Para esta tarea, la realización de un calendario previo y la asignación de tarea es fundamental. Confía en expertos en imagen en sonido que se encarguen de que cumples con todos los requisitos legales como señalética o megafonía para avisar en caso de emergencia.
Evaluación
Para asegurarte de que tu equipo está trabajando según lo acordado es vital que se vaya realizando un informe posterior acerca del evento y revisarlo.
Con ello, podremos mejorar la coordinación de próximos eventos y demostrar a clientes y futuros clientes interesados en organizar una convención o acción de comunicación corporativa que nuestra trayectoria profesional sigue creciendo y reflejando la experiencia adquirida.
Recuerda que los eventos corporativos son una herramienta de gran valor que como empresa has de saber utilizar para fidelizar, capacitar, motivar y reconocer tanto a tus empleados como a tus clientes.