Formas de mejorar la gestión de administración de fincas

En todos los trabajos de oficina, la gestión es fundamental. Es habitual que el personal administrativo cuente con diferentes herramientas que permitan gestionar facturas, clientes, pagos, etc.

Una de ellas es el software, es decir, el programa de ordenador que nos permite contabilizar todas estas facturas y ordenar los clientes para llevar las cuentas al día.

En el caso de la administración de fincas y comunidades de vecinos, la gestión se vuelve aún más importante si cabe.

Los administradores de fincas suelen llevar miles de cosas en la cabeza: quejas, presupuestos, actas, contabilidad, derramas, morosos, etc. Todos estos detalles implican que la gestión deba ser exhaustiva y los administradores deban cuidar al máximo la forma de hacerlo, ya que de otra forma perderán mucho tiempo y cometerán errores.

El conocimiento de la regulación de la fiscalidad y contabilidad en fincas por parte del administrador debe ser una obligación, por lo que es importante no perder demasiado tiempo con programas de ordenador ineficientes en la labor administrativa.

DI ADIÓS AL EXCEL: Software de contabilidad para reducir errores y ahorrar tiempo

Antiguamente, se utilizaba Excel como herramienta para llevar a cabo los informes sobre las comunidades de vecinos. Sin embargo, la potente herramienta de Microsoft ha quedado relegada a un segundo plano ante la gran variedad de software especializados que cuentan con funcionalidades mucho más avanzadas.

Este programa de contabilidad para la administración de fincas es un claro ejemplo de cómo han evolucionado las cosas durante estos años si hablamos de gestión de comunidades.

Ante la complejidad de programas de hojas de cálculo como Excel, encontramos soluciones adaptadas como Fynkus que nos facilita tanto la vista de la información como las tareas cotidianas dentro de la administración de fincas.

Un claro ejemplo lo encontramos en la generación de informes, una tarea que se repite casi todas las semanas y que nos permite descargar un reporte sobre cada comunidad con los datos más importantes.

Para los administradores, los informes son fundamentales porque muestran datos generales muy útiles para remitir a los propietarios o mostrar en las juntas ordinarias o extraordinarias.

Otra de las grandes ventajas con respecto a Excel, es que este este software de administración de fincas permite el envío de emails y cartas a los propietarios de forma cómoda y rápida.

Excel es un software de datos, pero carece de funcionalidades adicionales que necesitamos hoy en día como el envío de correo personalizado para informar sobre aspectos de la comunidad.

Pero sin duda, una de las funcionalidades que más tiempo implica en la gestión de comunidades son las remesas bancarias. Pasar el cargo de la cuota comunitaria por el banco a cada propietario suele ser una tarea tediosa y llena de fallos si la hacemos de forma manual.

Sin embargo, con herramientas como Fynkus tenemos la oportunidad de ahorrar tiempo y reducir al máximo el número de errores en las remesas bancarias ya que nos permite generar un fichero de forma automática y evitar así tener que acceder al banco.